Respaldo de compras y rendición SEP para sostenedores de colegios particulares subvencionados
Si te fiscalizan mañana, ¿tienes cómo responder?
Sostenio guarda cada compra de tu colegio con su expediente: autorización, cotizaciones, orden de compra, factura, pago y actas, y te muestra qué pieza falta. Cuando piden una muestra, la carpeta sale de ahí.
Reunión breve y sin costo, sin enviar documentos: conocemos cómo opera tu colegio y te mostramos cómo se respalda cada compra y cómo se rinde cuentas.
Así queda una compra en Sostenio
Datos ficticiosColegio Ejemplo
Notebooks para sala de computación
Gasto SEP explicitado en una acción del PME
- 1Solicitud
- 2Cotizaciones
- 3OC firmada
- 4Factura
- 5Pago
- 6Acta de recepción
- 7Acta de entrega
- 1SolicitudVisto bueno de Dirección y autorización del sostenedor04-05-2026
- 2Cotizaciones3 cotizaciones; ganadora: Proveedor Ejemplo SpA11-05-2026
- 3OC firmadaN° 2026-0148 Sello íntegro12-05-2026
- 4FacturaN° 48213 · Proveedor Ejemplo SpA20-05-2026
- 5PagoTransferencia con fecha y referencia22-05-2026
- 6Acta de recepciónRecibida por el encargado de compras Sello íntegro26-05-2026
- 7Acta de entregaEntregada a quien la pidió Sello íntegro29-05-2026
Ejemplo con datos ficticios.
La fiscalización pide papeles de años anteriores
Y esos papeles suelen vivir en un chat, en el correo de una sola persona o en una carpeta que nadie más entiende.
31 de marzo de 2027
Plazo para presentar la rendición de los recursos 2026, según el Manual de Cuentas 2026 de la Superintendencia.
5 años
Es el mínimo que debes mantener los antecedentes a disposición de la Superintendencia y de la comunidad educativa, a través del Consejo Escolar, contado desde el vencimiento del plazo para rendir. Para gastos 2026, hasta el 31-03-2032.
1 gasto, 1 acción del PME
En SEP, cada gasto tiene que estar explicitado en una acción del PME, según el Manual de Cuentas 2026.
- Cotizaciones en el correo de una sola persona. Cuando se va, el respaldo se va con ella.
- Autorizaciones que quedaron en un WhatsApp.
- Facturas y comprobantes en carpetas sin orden, a veces en una foto.
Recorre una compra, de la solicitud al acta
Ocho pasos arman un expediente de siete piezas. Toca cada paso y mira qué queda guardado. Todos los datos son ficticios.
Quien necesita algo lo pide en Sostenio y ve cómo avanza su pedido.
Solicitud S-0312
Datos ficticios- Pide
- Jefatura de Informática
- Qué
- Notebooks para sala de computación
- Monto estimado
- $1.300.000
- Fuente
- SEP
- Fecha
- 04-05-2026
- 1Solicitud
- 2Cotizaciones
- 3OC firmada
- 4Factura
- 5Pago
- 6Acta de recepción
- 7Acta de entrega
Visto bueno
Datos ficticios- Lo da
- Dirección
- Fecha
- 05-05-2026
- Queda registrado
- Quién lo dio y cuándo
- 1Solicitud
- 2Cotizaciones
- 3OC firmada
- 4Factura
- 5Pago
- 6Acta de recepción
- 7Acta de entrega
Toma de adquisiciones
Datos ficticios- Tomada por
- Encargado de compras
- Fecha
- 06-05-2026
- 1Solicitud
- 2Cotizaciones
- 3OC firmada
- 4Factura
- 5Pago
- 6Acta de recepción
- 7Acta de entrega
Autorización del gasto
Datos ficticios- Autoriza
- Sostenedor
- Fecha
- 07-05-2026
- Si algo no calza
- Sostenio avisa y cita la norma; tú decides y queda registrado
- 1Solicitud
- 2Cotizaciones
- 3OC firmada
- 4Factura
- 5Pago
- 6Acta de recepción
- 7Acta de entrega
Cotizaciones
Datos ficticios- Proveedor Ejemplo SpAGanadora$1.245.000
- Comercial Muestra Ltda.$1.298.000
- Tecnoventas Demo SpA$1.372.000
- 1Solicitud
- 2Cotizaciones
- 3OC firmada
- 4Factura
- 5Pago
- 6Acta de recepción
- 7Acta de entrega
Orden de compra N° 2026-0148
Datos ficticios- Proveedor
- Proveedor Ejemplo SpA
- Monto
- $1.245.000
- Fuente
- SEP
- Emitida
- 12-05-2026
- 1Solicitud
- 2Cotizaciones
- 3OC firmada
- 4Factura
- 5Pago
- 6Acta de recepción
- 7Acta de entrega
Respaldo financiero
Datos ficticios- Factura
- N° 48213 · 20-05-2026 · archivo adjunto
- Pago
- Transferencia · 22-05-2026 · con referencia
- 1Solicitud
- 2Cotizaciones
- 3OC firmada
- 4Factura
- 5Pago
- 6Acta de recepción
- 7Acta de entrega
Actas
Datos ficticios- Acta de recepción
- 26-05-2026 Sello íntegro
- Acta de entrega
- 29-05-2026 Sello íntegro
- 1Solicitud
- 2Cotizaciones
- 3OC firmada
- 4Factura
- 5Pago
- 6Acta de recepción
- 7Acta de entrega
¿Cuántas de tus compras tendrían hoy este expediente? En la reunión vemos cómo opera tu colegio y qué se necesita para armarlo.
Cuando llega la fiscalización: de la muestra a la carpeta
La Superintendencia pide una muestra de gastos. Cargas las filas y Sostenio busca el respaldo de cada una entre tus compras.
La muestra que piden
Datos ficticios| Fila | Folio | RUT proveedor | Monto |
|---|---|---|---|
| 1 | 48213 | 76.123.456-0 | $1.245.000 |
| 2 | 1807 | 76.543.210-3 | $386.000 |
| 3 | 5521 | 77.000.001-7 | $2.940.000 |
Lo que encuentra Sostenio
Datos ficticios- Fila 1EnlazadaOC 2026-0148 · expediente de 7 piezas
- Fila 2SugeridaHay un documento posible; lo confirma una persona
- Fila 3Fuera de SostenioSube el archivo en esta fila
La carpeta
Datos ficticios- Portada
- Índice
- Una sección por fila, en el orden de la muestra
Así se llaman los botones en la plataforma.
- 1
Cargas la muestra
Subes la planilla como te la pidieron, en CSV, o pegas las filas desde Excel.
- 2
Sostenio busca cada fila
Enlaza sola una fila solo cuando la primera búsqueda (folio y RUT, o referencia de pago y monto con el mismo RUT) encuentra un único documento de tu colegio que no está enlazado en otra fila. El resto queda sugerido y lo confirma una persona.
- 3
Puedes deshacer cualquier enlace
Cada enlace automático se puede deshacer y queda en la bitácora de auditoría.
- 4
Marcas lo que no pasa por Sostenio
Sueldos, honorarios, servicios básicos y compras anteriores al sistema se marcan «Fuera de Sostenio», y subes su archivo en la misma fila.
- 5
Imprimes la carpeta
Sale con portada, índice y cada fila en el orden de la muestra. También puedes descargar el ZIP con los archivos.
Sostenio prepara y ordena el respaldo. La rendición se presenta en la plataforma de la Superintendencia, y qué se observa lo decide ella. Las compras que no hiciste en Sostenio entran a la carpeta cuando subes su archivo.
Además de las compras: alumnos, certificados y horarios
La subvención se paga por asistencia, y las compras son solo una parte del colegio. Sostenio ordena también el lado del alumno y prepara el de los profesores.
Alumnos y asistencia
- Asistencia y atrasos por curso y por día, con los justificativos y su documento adjunto.
- Alumnos con riesgo de retiro, con el criterio a la vista, y un plan de acción semanal con responsable.
- Un reporte mensual para el sostenedor: asistencia por colegio y por curso, casos en acompañamiento y tareas vencidas.
- Un informe de asistencia para la familia de cada alumno, o el de todo un curso: resumen, mes a mes y días sin justificar, listo para imprimir.
Certificados y reportes de cada alumno
- Entrega de certificados de cada alumno.
- Reporte de notas.
Horarios según las horas de cada profesor
- La directora arma el horario de clases y lo acomoda a las horas laborales de cada profesor.
- Contratas a cada profesor con las horas exactas, y no gastas de más en horas innecesarias.
- Va de la mano con Remuneraciones, que también viene.
La asistencia que se toma en Sostenio es un reporte interno de gestión: no reemplaza el libro de clases ni es válida ante el Ministerio de Educación.
Qué queda guardado, quién lo ve y cómo se comprueba
- Cada colegio ve solo lo suyo
- 277 de 277 pruebas automáticas de aislamiento en verde el 7 de octubre de 2026. Son pruebas propias, no una auditoría externa.
- Sello de integridad
- La orden de compra y las actas se sellan con su huella al emitirse. La pantalla dice Sello íntegro o Sello alterado. No tiene valor de firma electrónica avanzada.
- Respaldo en línea
- Sostenio guarda el respaldo en línea 6 años por defecto, configurable de 1 a 10. Es una regla del producto: la norma pide un mínimo de 5 años desde el vencimiento del plazo para rendir.
- Quién hizo qué
- Las lecturas y ediciones sensibles quedan en un registro de auditoría de solo agregar, que no se edita ni se borra. Los RUT de alumnos, de las corporaciones y de los colegios se guardan cifrados.
- Dónde están los datos
- Las funciones de la aplicación y la base de datos corren en São Paulo.
Lo construyó un sostenedor
Bernardo Peña Roa preside una corporación con tres colegios particulares subvencionados en La Araucanía. Sostenio nació de su propia rendición.
En qué punto está
Construida y verificada. La rendición 2026 de esos colegios será el primer caso real. Aún no hay clientes externos, y por eso el primer paso es una reunión y no un contrato.
Sostenio ordena y respalda. No certifica cumplimiento ni reemplaza el criterio de la Superintendencia.
Parte por una reunión breve, sin costo
Conocemos cómo opera tu colegio y te mostramos cómo se respalda cada compra y cómo se rinde cuentas. No necesitas enviar documentos.
Qué vemos en la reunión
- Cómo se respalda cada compra: qué documentos se guardan, en qué etapa de la compra y por cuánto tiempo.
- Cómo se rinde cuentas ante la Superintendencia de Educación y qué conviene tener a mano.
- Qué dice la norma sobre las compras a personas o empresas relacionadas con el sostenedor.
- Cómo opera hoy tu colegio: quién pide, quién autoriza y dónde queda cada documento.
Cómo funciona
- Costo
- Sin costo.
- Documentos
- No necesitas enviar ninguno. En esta reunión no analizamos los documentos de tu colegio.
- Después
- Si te sirve, conversamos cómo usar Sostenio. Sin compromiso.
No prometemos que una fiscalización salga sin observaciones: qué se observa lo decide la Superintendencia, y la decisión de cada gasto es tuya. La reunión es informativa y no reemplaza la asesoría legal.
Escríbenos y coordinamos la reunión.
Al hacer clic en WhatsApp abres una conversación que se rige por la política de Meta.
Lo que suelen preguntar los sostenedores
¿Reemplaza el software que ya uso?
No. Lo que ya usas para el libro de clases y la comunicación con apoderados sigue igual. Sostenio ordena las compras, la rendición y sus respaldos. La asistencia que captura es un reporte interno de gestión y no es válida ante MINEDUC.
¿Sirve si tengo un solo colegio?
Sí. La solicitud, el visto bueno, la autorización y el expediente funcionan igual con un colegio que con varios. El servicio se cotiza por establecimiento.
¿Sirve para SEP y PIE?
Cada gasto se registra con su fuente de financiamiento y alimenta la rendición de esa fuente. En SEP, además, cada gasto tiene que estar explicitado en una acción del PME, y Sostenio exige 3 cotizaciones o una justificación escrita para elegir la ganadora.
¿Me va a trabar las compras?
No. Si algo no calza con el manual de gastos, Sostenio te avisa y cita la norma. Tú decides, y la decisión queda registrada con quién la tomó.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el respaldo?
La norma pide mantener los antecedentes a disposición de la Superintendencia y de la comunidad educativa, a través del Consejo Escolar, por un mínimo de 5 años desde el vencimiento del plazo para rendir; para gastos 2026, hasta el 31-03-2032. Sostenio guarda el respaldo en línea 6 años por defecto, configurable de 1 a 10. Son dos cosas distintas: 5 años es la norma y 6 es la configuración del producto.
¿Dónde quedan mis datos?
Las funciones de la aplicación y la base de datos corren en São Paulo. Cada colegio ve solo lo suyo, y lo comprobamos con pruebas automáticas de aislamiento: 277 de 277 en verde el 7 de octubre de 2026.
¿Cuánto dura la reunión?
Es breve. No necesitas enviar documentos antes: nos cuentas cómo trabajas hoy y te mostramos el proceso.
¿Cuánto cuesta?
La reunión no tiene costo. Si después quieres usar Sostenio, se cotiza por establecimiento y según lo que necesites, y lo conversamos ahí.
¿Con esto paso una fiscalización?
Nadie puede prometerlo. Sostenio deja la evidencia ordenada y los vacíos a la vista antes de que llegue el fiscalizador. Qué se observa lo decide la Superintendencia.
¿Quién está detrás de Sostenio?
Bernardo Peña Roa, que preside una corporación con tres colegios particulares subvencionados en La Araucanía. Lo construyó para su propia rendición, que será el primer caso real. Aún no hay clientes externos.
Conversemos cómo respaldar cada compra de tu colegio
Una reunión breve y sin costo. Conocemos cómo opera tu colegio y te mostramos cómo se respalda cada compra y cómo se rinde cuentas.
¿Ya tienes cuenta? Ingresar